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コミュニケーション

人間関係のコツ ~相手に話を聞いてもらうには?~

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「君からそんな話、聞いていないよ」「私、その仕事任されてません」

上司や部下に仕事の話をしていたにも関わらず、「聞いてません」と言われてしまった経験はありませんか?

私はそんな経験をする度に「何で人の話を聞いてないの?」とイライラしていました。

そこで今回は、相手にきちんと話を聞いてもらうコツをご紹介します。

「絶対伝えたのに・・・」と思っても結局、相手が忘れてしまっていては意味がないですよね。ここでは、伝える側ができる工夫について考えてみましょう。

話を忘れられてしまい、困った経験はありませんか?

【上司】打ち合わせのアポを忘れられてしまい、仕事が進まない

普段、忙しくてなかなか話し合いができない上司に、やっとの思いで15分のミーティングの時間を取ってもらえることになりました。

ところが、打ち合わせの前日「明日よろしくお願いします!」と伝えたところ、上司から衝撃の一言が。

「明日って、何かあったっけ?」
上司は私から打ち合わせの話をされていないと言いだしたのです。

当時、大規模プロジェクトが間近に迫った私にとって、その打ち合わせがなくなり上司の同意が得られないことは一大事。そのときは、何とかお願いして時間を取ってもらうことができましたが、「もし、自分のせいで仕事に支障が出てしまったら・・・」と焦ったことを覚えています。

【部下】仕事を頼んだのに「聞いてません」の一言で終了

部下とのコミュニケーションでも同じようなことが起こることもあります。

営業先との最終面談を3日後に控えていた日。部下の進捗状況を確認しようと話しかけると、「私、その話聞いてませんよ。」と返答がありました。

思い返せば、ミーティング内で「じゃあ、今回はあなたがお願いね」と伝えていただけ。部下からすれば、営業先との連絡だけが自分の仕事と思っていたそうです。

私としては「前回私がしていたこと全部、お願いしたつもりだったのにな」という気持ちでしたが、部下からすれば自分の業務の範囲外。結局、面談までの3日間は残業をして自分で準備をしていました。

話を聞いてもらうためにできること

相手が「話を聞けない理由」を知ろう

話を聞いていない人は話を聞きたくないのではなく、「話が聞けない状態」なのかもしれません。

  • (話を聞きたいけど)忙しい
  • (話を聞きたいけど)すぐ忘れてしまう
  • (話をしているのに)気づいていない

伝える側は「話している」「今、話したい」と思っていても、「実は相手は聞いていなかった」という状況が起こってしまっていませんか?

この状態では「話を聞かない相手が悪い」「話しかけてくるタイミングが悪い」といった議論をしても、意味がありませんよね。

そこで、伝える側にできることを考えてみましょう。

話を聞いてもらうための3つの方法

  • 一度、手を止めて聞いてもらう
  • 大事な話です」と前置きする
  • メモやメールなど、証拠を残す

話が伝わっていない原因のほとんどが、相手が忘れてしまっていることにあるでしょう。

それなら、相手が忘れないように伝える工夫をすれば、忘れっぽい人にも覚えていてもらえるかもしれません。

特に、何かをしながら聞いていたり、「大事な話ではないな」と思われてしまうと、相手も「きちんと聞こう」と思ってあなたの話を聞いてはくれないですよね。
そこで、手を止めてもらう・大事な話だと伝えるなど、相手に自分の話を聞くことに集中してもらう工夫が大切です。

また、相手が忘れてしまったときのためにメモやメールなどで会話を形が残るようにしておきましょう。そうすれば「そんなこと聞いていない」「絶対に伝えたはずだ」といったトラブルを防ぐことができますよ。

面倒だなと感じるかもしれませんが、後々トラブルになったり人間関係がうまくいかなくなってしまう方がよっぽど面倒です。メールやメモも数分あればできること。できることから始めてみましょう。

そして、話を聞いてもらうということは相手の時間をもらっているということです。わかりやすく簡潔に伝えたり、すぐに質問に答えられる準備をしておくことも大切ですね。

まとめ

「話を聞いてもらえなかった」の背景には、必ず「自分は伝えたつもり」があります。あなたの指示や依頼は本当に相手に届いていますか?他人任せで「ちゃんと聞いてよ!」と、相手を責めてしまっていないでしょうか。

相手の状況や性格をよく見ながら、伝わりやすい方法を考えていくことも大切です。

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