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仕事効率化

自分で「ノー残業デー」を作り出す具体的方法はコレ!

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前回の記事では、残業につながる思考や行動を見直すための方法をお伝えしました。

実際に自分の行動や思考を改善してみると、少しずつ残業が減っているという人もいるかもしれません。

今回は「色々試してみたけど、やっぱり残業が続いてしまう」という方へ残業を減らすための具体的な3ステップを紹介します。

残業するしかないと諦めていた日が、定時退社の日に変わる日を夢見てコツコツ努力していきましょう!

残業の習慣は自分で断ち切るもの!

基本的な考え方として、今のままではだめだという意識を持つことが最重要です。

「残業がいつかなくなればいいな」「あと何年かの辛抱だ」
こんな風に思いながら、仕事に時間を取られてしまうだけの人生はもったいありません。

ぜひ、次の章から紹介する3ステップだけでも、まずは実践してみてくださいね。

定時で帰る具体的3ステップ

【Step1】自分の仕事を減らそう

まずは、仕事が多いのであれば、減らせばよいというシンプルな方法です。

ただし、やりたくない仕事を勝手にやめてしまって会社が機能しなくなっては意味がありませんよね。そこで、不要な仕事をやめる他にも、以下の方法を考えてみましょう。

  • 誰かに頼む
  • 自動化する
  • 何かと同時に行う

立場が上になればなるほど、最初は業務量は増えるでしょう。たとえば、自分に部下ができれば部下育成や業務指示、評価をする時間が自然と増えるはずです。

本来、上司としての新しい業務が増えても、自分の業務時間は増えません。にも関わらず「残業でどうにかしよう」と考えてしまう人が多いのが現状です。

そんなとき、自分以外の誰かに任せたり、手作業で行っていたものを自動化したりしていますか?または、時間を増やすのではなく同じ時間で同時進行で作業を進める工夫をしているでしょうか。

まずは自分の仕事を棚卸しして、本当に自分がするべきことを見極めましょう。その際は、以前ご紹介した、エッセンシャル思考なども参考になるかもしれません。

【Step2】自分をアップデートしよう

不要な仕事をやめたり、他の誰かに任せたりしても、まだまだ仕事はたくさんあるはずです。

そこで、次は自分をアップデートすることが大切ですね。

  • PCスキル(ショートカットキーなど)
  • 効率化・思考法などを学び、実践する
  • 人間性を養う

単純な例を上げると、1日に100通のメール返信が必要だとします。そのメールを1通送るのに10分かかるところ、5分で終えることができるようになれば、作業時間は2分の1に短縮できますよね。

「決まったメールは定型文で登録する」「休暇の連絡は自動送信してしまう」など、色んな方法があります。また、タイピング練習でタイピングのスピードを上げることも仕事を早く終えることにつながるでしょう。

他にも、先程ステップ1で挙げた「誰かに仕事を任せる」では、任せる相手がいなくては仕事は減りません。常に日頃から他の社員に信頼されるコミュニケーションをとっているか、人間性を養う努力をしているかも大切ですよ。

【Step3】仕事環境を整えよう

仕事を減らして自分のレベルを上げたら、最後は自分がしっかりパワーを発揮できる環境を作り出しましょう。

  • デスク周りはキレイにされているか
  • 仕事以外で心理的ストレスを抱えていないか
  • PCなど使用するツールは最適か

「仕事が思うように進まない」と言われる人の中には、しばらくPCを買い替えていない人や古いツールを使い続けている人もいます。もちろん、全て最新機器を揃えようとするのには無理があるかもしれませんが、何か一つでも便利なツールに変えてみるのも良いでしょう。

また、見落としがちなのは自分の心の状態です。どんなに優秀な人でも、他のことを考えていて集中できなかったり、何か気がかりなことを抱えたままでは本来のパフォーマンスを思い通りに発揮することは難しいでしょう。

まとめ

今回ご紹介した3つのステップを参考に、是非残業から抜け出してみて下さいね。

特に、ステップ1の「自分の仕事を減らす」をしないまま、ToDoリストを作って無理して頑張ろうとしてしまう人が多いのかもしれません。実は自分が思っているよりも、不要な仕事や時間をかける必要がない作業はたくさんありますよ。

また、これからの変化の多い時代でビジネスマンとして活躍し続けるためには、自分が成長していくことは必須です。忙しい中でも、自分を成長させるための時間を積極的に取りながら仕事をしていきましょう。

皆さんの日々の仕事の参考になれば嬉しいです。

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