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web会議の常識~「伝わる話し方」を心がけて!~

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直接顔を合わすことのでないweb会議では、相手の気持ちが読み取りにくいといったデメリットがあります。

また、人数が多いと「いつ発言しようかな?」と迷ってしまう方も多いかもしれませんね。

そこで、今回はweb会議での伝わりやすい話し方をご紹介します!

私も自粛期間によって、週2~3日はweb会議をすることとなり、やっと色んなコツを掴んできたので、参考にして頂ければ嬉しいです。

その話し方では、相手に伝わっていないかも・・・

結論から言うと、web会議でも通常の会議のように話していては、相手には伝わらないことが多いです。

特に、話し方とタイミングは絶対に押さえておくべきでしょう。これが整っていないと、会議進行に支障をきたすどころが、相手を不快な思いにさせてしまう可能性もあります。

web会議には、web会議のやり方がありますので是非何度もトライしてみて下さいね。

デキる人だけが知っているweb会議での「話し方」

今回も、3つのポイントにまとめてみました。

まずはこの3点を押さえておけば、スムーズに会議を進行させることができるでしょう。

ポイント①:適切な声のボリュームを知ろう

まずは、声のボリュームに関してです。

一度web会議に参加された方であれば理解できると思いますが、人によって声が大きすぎる・小さすぎる人はいませんか?

特に、大きな声は音が割れてしまい、何を言っているのが全くわかりません。また、小さすぎる人はそもそも声が届いていないため、意見を言っていたとしても気づかれていない可能性もあります。

そこで、以下のチェックをしておくことをオススメします。

  • 自分の話しているところを録画してみる
  • ボリューム調整は声量より、PCとの距離で調整
  • 声が小さすぎる人はマイクを活用するのも手

また、余談ですが「マイクがオンのまま、めちゃくちゃ大きなくしゃみをして迷惑をかけた」といった失敗談がSNS上でも多く書き込まれています。

最近のPCやマイクの性能は良いため、色んな音を拾ってしまうので周囲の音などにも気を配りましょう。

ポイント②:あいづちはタイミングや必要性を考えて

次に意識したいのがあいづちです。

web会議では、相手が話してから自分が聞こえるまで多少の遅れがありますよね。この状況は相手も同じため、あなたのあいづちが相手に届くまでには少し時間差があります。

そのため、どんどん話を展開していく相手の場合、あなたのあいづちが相手の話を遮ってしまうことがあります。話の途中で「そうですよね」「確かにその通りです」と言われても、タイミングが悪いと話の邪魔になってしまうだけですよね。

そこで、あいづちはワンテンポ遅く、最小限にするのが良いでしょう。

聞き取れなかった場合や、何か意見があるときには声を出さずに手を挙げるのも効果的です。相手が気づいたタイミングで指名してくれるため、話を中断しませんし、相手の気分を害することもありません。

ポイント③:会議の進行役を置くのがベスト

最後は、会議の進行方法についてです。

参加する人数が5人以上になると、誰が何について話しているのかわからなくなりがちです。

また、同時に話し始めてしまうことでどちらの意見も聞こえず、結局繰り返し話してもらわなくてはいけなくなり、時間のロスがうまれてしまうこともあります。

そこで大切なのが、進行役をおくことです。

普段の会議よりも意見や質問をするタイミングを意識的に設け、そのタイミングを進行役がうまく伝えることができれば進行もスムーズになります。

進行役がうまく能力を発揮すれば、もしかするといつもの会議より多くの人が意見をいいやすい環境を作ることも可能になるかもしれません。

さらに、会議前に議題やタイムスケジュールを配布しておくことができれば、効率的に会議を行うことができますよね。

まとめ:web会議のポイントは「タイミング」が重要!

相手の声がいつ届くのか、自分の声がいつどのように届いているのが知ることが大切です。

また、最初はなかなか誰でもタイミングが掴みづらいでしょう。そんなときには、会議開始前や終了後に話しやすさや次回の改善点などを共有することも重要です。

参加者によって回線のスピードが違うこともあり、全てを完璧に合わせることは難しいかもしれませんが、意識しておくことや皆で合わせていく姿勢を持つ協調性が必要ですね。

他の人の話し方やタイミングからも学べることがたくさんありますので、次の会議から意識してみることをオススメします!

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